Functieprofiel Secretaris

Draagt zorg voor een verantwoord beheer van de secretariële processen van de Stichting Borduurmuseum en de vrijwilligersadministratie.
Een secretaris wordt ook wel gekarakteriseerd als het geheugen van de organisatie. De secretarisfunctie is een van de bestuurlijke pijlers van de organisatie. De secretaris draagt de verantwoordelijkheid voor het verzamelen, ordenen en opbergen van informatie. Ook moet de secretaris op de hoogte zijn van wat er onder de vrijwilligers leeft, om zo in te kunnen spelen op de behoefte van de vrijwilligers.

Takenpakket

• Stelt (samen met de voorzitter) een agenda op voor de bestuursvergaderingen;
• Bereidt (samen met de voorzitter) de vergaderingen voor;
• Notuleert de vergaderingen;
• Handelt de briefwisseling en het e-mailverkeer met derden af. Schrijft ook vaak de persberichten;
• Houdt het archief bij;
• Is verantwoordelijk voor de vrijwilligers en partner/contact administratie;
• Geeft belangrijke informatie door aan het bestuur, vrijwilligers, partners en andere contacten. Tijdsbesteding: de tijdbesteding is wekelijks naar eigen inzicht. Formeel moet de secretaris zich houden aan de gemaakte afspraken binnen het bestuur.

Functieprofiel

• Voldoende communicatieve ervaring
• Inzichtelijk gevoel bij politiek-bestuurlijke verhoudingen

Vaardigheden

• Nauwkeurig en ordelijk zijn;
• Overweg kunnen met de computer;
• Beschikken over contactuele vaardigheden;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in geschrift;
• Hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden;
• Plezier hebben in papier en documenten.